Авансовый отчёт по командировке: правила оформления, нюансы заполнения, бухгалтерские проводки. Как составить авансовый отчет по командировке: образец Как делать авансовый отчет по командировке

Направляясь в командировку, сотрудник получает в бухгалтерии аванс на расходы. По возвращению ему необходимо отчитаться за полученные деньги по определенной форме и в конкретные сроки. Как заполнить авансовый отчет по командировке - рассказываем и приводим примеры в статье

Зачем нужен авансовый отчет

Авансовый отчет по командировке относится к первичной учетной документации. Назначение документа:

• зафиксировать хозяйственные операции в бухгалтерских регистрах,
• подтвердить выданные ранее денежные средства,
• подвести баланс между авансом и служебными расходами для возмещения или возврата средств отчитывающимся работником.

Чтобы направить сотрудника в служебную поездку, руководитель письменно дает распоряжение, потом кадровиками издается соответствующий приказ-распоряжение, оформляется служебное задание и сотрудник получает на расходы аванс. Командировочное удостоверение не относится к обязательным, а только к рекомендуемым документам. Авансовый же отчет остается необходимым к представлению, и отчитаться по нему нужно в короткий период.

Срок, в который нужно сдать авансовый отчет после командировки – три рабочих дня после того, как работник вернулся из поездки. Срок продлевается до выхода на работу, если откомандированный сотрудник не вышел на службу по причине болезни, или отпуска, совпавшего с окончанием командировки, или из-за новой служебной поездки.

В документе подводится баланс по полученным денежным средствам и понесенным затратам. К отчету обязательно прикладываются подтверждающие документы:

• оплата проживания в гостинице (жилом помещении),
• проездные документы, в т. ч. оплата сервисных услуг (постельные принадлежности, комиссия за оформление),
• служебное задание для начисления суточных,
• прочие связанные со служебной поездкой расходы (например, оформление визы для зарубежных поездок, услуги связи, взносы при проезде/выезде транспорта и затраты на бензин при передвижении на автотранспорте).

Форма документа

Бланк № АО-1 утвержден отдельным постановлением Госкомстата и используется для учета расходов, выданных персоналу под отчет и связанных с деятельностью компании. По ссылке можно посмотреть, как выглядит утвержденная форма, и скачать бланк авансового отчета командировки .

Документ состоит из шапки для реквизитов (наименование компании, ОКПО), лицевой и оборотной сторон:

На лицевой части бухгалтером заполняются реквизиты организации, персональные сведения отчитывающегося сотрудника, подразделение, должность, номер и дата отчета, документ о выдаче денег, баланс расчетов. В блоке основание отчета указывается «служебная командировка» или «командировочные расходы».

На оборотной части графы с 1 по 6 заполняет командированный сотрудник с перечислением документов по расходам, графы с 7 по 9 заполняет бухгалтер, визируя их принятие к учету.

Как заполнить авансовый отчет по командировке: образец

Рассмотрим процедуру сдачи и оформления отчетного документа:

1. После возвращения из служебной поездки в три рабочих дня командированный сотрудник заполняет и сдает авансовый отчет.
2. Прилагаемые документы нумеруются в порядке записи в документе. Оправдательными документами могут быть кассовые чеки, электронные билеты, отрывной корешок к посадочному талону, бланки строгой отчетности, квитанции, корешок к приходному кассовому ордеру, накладные и пр.
3. Суточные указываются за все дни командировки. Для их подсчета подтверждением служит служебное задание с указанием дат и срока командирования.
4. Обосновывающие документы наклеиваются на лист А4.
5. Бухгалтерия проверяет наличие перечисляемых документов, их целевое расходование, соответствие указанных сумм.
6. После проверки на оборотной стороне бухгалтер пишет суммы расходов, принимаемые к учету, и корреспондирующие для учета счета. На лицевой стороне указывается итог отчета (аванс, расход, остаток к взносу и перерасход к выдаче), итоговые бухгалтерские проводки, количество приложенных документов. В строках по утверждению сумм цифры указываются прописью.
7. Проверенный и подписанный бухгалтерией документ утверждает руководитель или уполномоченный сотрудник.
8. Через кассу отчитывающийся по командировке сотрудник вносит остаток аванса или получает средства по перерасходу.
9. Бухгалтер-кассир указывает факт расчета.
10. Бухгалтер расписывается в принятии всех документов и осуществляет проводки.

Типичные ошибки при заполнении авансового отчета

1. Принятая к учету сумма не обоснована документом или объяснительной лица в случае потери документа.
2. К авиабилету не приложен посадочный талон.
3. На лицевой стороне не выделены суммы НДС для контировочных записей.
4. Нет подписей: подотчетного сотрудника, должностных лиц – бухгалтера, главбуха, бухгалтер-кассира, руководителя.
5. Строки по иностранной валюте заполнены и для рублевых расчетов, тогда как оформляются при выдаче аванса в инвалюте.
6. Принятые расходы не соответствуют требования Налогового Кодекса по экономическому оправданию для хозяйственной деятельности компании.
7. Информация на прилагаемой документации не читается и не распознается, бланки не имеют реквизитов, подписей.

Отчетный документ требует аккуратности заполнения и соблюдения сроков сдачи. Если вовремя не сдать отчет, потраченные в командировке средства руководство вычтет из зарплаты сотрудника - а работодатель будет вынужден удержать из этих денег НДФЛ. Если в компании нет бухгалтера, способного проследить за правильностью оформления бумаг, такая ситуация становится вполне возможной. Чтобы избежать проблем с рутинными задачами, советуем передать бухгалтерию на аутсорс - такое решение освободит ваше время и сэкономит средства.

Что будет, если не сдать авансовый отчет

При нарушении срока отчетности командированный сотрудник переходит в разряд должников организации. На основании ст.137 Трудового Кодекса работодатель вправе удержать из зарплаты весь выданный аванс. В этом случае сумма расценивается как доход сотрудника с начислением страховых взносов и удержанием НДФЛ. Аналогично облагаются и суммы, выплаченные сверх нормативных компенсаций (суточные, проживание при утрате документов, расходы на бензин).

Если командировка гражданина пересекается по времени с отпуском, то по возвращению начисляется НДФЛ и социальные взносы на стоимость проездного обратного билета, а сам билет к расходам по налогу на прибыль не принимается.

При заграничной командировке оформление происходит аналогично, как при служебной поездке по России. К документальным расходам может дополнительно добавиться подтверждение обмена валюты. В случае, если сотрудник не отчитался своевременно, то аванс в инвалюте пересчитывается в рубли по курсу Центробанка на дату начисления полученных сумм (дохода) в пользу командированного работника.

Если, вернувшись, сотрудник заболел или отсутствует на своем рабочем месте по иной уважительной причине, он обязан предоставить необходимые сведения о прошедшей командировке в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу.

Все сведения сотрудник должен предоставить в письменном виде по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.

Форма № АО-1 «Авансовый отчет»

Указанная форма заполняется сотрудником в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию со всеми документами, сведения о которых указаны в форме № АО-1. При этом работник заполняет не всю форму, а только часть лицевой и оборотной стороны. Остальную часть заполняет бухгалтерия.

Заполняет работник

Заполнение формы начинается как обычно с «шапки» документа.

1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО

2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты

3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, если ему было выдано пятьдесят тысяч рублей, а он потратил шестьдесят, то в этой графе он указывает шестьдесят тысяч. Или наоборот, если было выдано пятьдесят тысяч, о потрачено было двадцать, то и отчет будет на двадцать тысяч рублей

4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть)

5. Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность

6. В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки

7. В графе «Получен аванс...» указываем реквизиты расходного кассового ордера (если деньги выдавались наличными в кассе, если было безналичное перечисление указываем только сумму) и выданную сумму

8. В графе «Итого получено» указываем сколько получили всего

10. И вписываем остаток денежных средств, которые он должен вернуть

Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на самолете, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).

11. В первую строку вписываем реквизиты проездных документов

13. Вносим сведения о сумме выданных суточных

14. В графу «Итого» вносим сумму израсходованных средств, которая должна соответствовать сумме, на которую подается отчет (см. пункт 3)

После того, как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО-1 все имеющиеся у него документы на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложенных документов в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет документов в бухгалтерию.

Заполняет бухгалтерия

Сотрудник бухгалтерии должен внимательно проверить отчет работника в его присутствии на предмет наличия ошибок и неточностей (при обнаружении ошибок работнику придется заполнять форму заново).

15. Если бухгалтера все устраивает, в графе «Отчет проверен» он делает соответствующую запись и подписывается

16. Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу (если выдавались наличными, если было безналичное перечисление деньги будут удержаны по заявлению работника на основании авансового отчета), указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств, и подписывается еще раз

18. На оборотной стороне формы работник бухгалтерии вносит сведения о принятых к учету денежных суммах и разносит их по соответствующим счетам. Суммы, которые вписал сотрудник и бухгалтер должны совпадать

19. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит сведения об израсходованных суммах и счетах

20. Далее бухгалтер прикладывает к форме отчета копию приказа о командировании работника и несет его на подпись к главному бухгалтеру, который еще раз проверяет все сведения и документы, подписывает отчет и отправляет на утверждение к генеральному директору

21. Генеральный директор утверждает отчет и возвращает его в бухгалтерию где он храниться пять лет со всеми приложенными к нему документами, после чего уничтожается установленным в организации порядком

На основании сведений, указанных в форме № АО-1, бухгалтерией организации производится списание денежных сумм в установленном законом порядке.

Так же начальство может запросить .

В 2015 году порядок оформления служебных командировок менялся не один раз. Новые правила значительно упростили список обязательных документов и облегчили работу учреждения. Теперь отпала необходимость оформлять командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о командировке, журналы учета командировок. О том, какие документы необходимо оформить при направлении работника в служебную командировку в 2016 году, какие подтвердят срок его поездки и что еще нужно предоставить работнику по возвращении – в статье.

Приказ на командировку

Правила направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя. То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано. Большинство учреждений используют для этого приказ (распоряжение).

Что касается формы такого приказа, то можно использовать:

– либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;

– либо самостоятельно разработанную и утвержденную.

В приказе укажите следующую информацию:

– наименование учреждения;

– наименование документа и дату его составления;

– Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;

– место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);

– срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;

– цель командировки;

– вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);

– основание издания приказа;

– организацию, которая оплатит работнику .

Напомню, что в общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения № 749):

– на проезд;

– на наем жилого помещения;

– связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (дополнительные расходы);

– произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).

Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.

Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает руководитель учреждение (уполномоченное им на это лицо). Рекомендую ознакомить с ним сотрудника под подпись. Поскольку в случае его привлечения его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа, нужны будут соответствующие доказательства. Иначе такое привлечение может быть признано неправомерным. Так как оно возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ).

Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 75 лет. Основание – пункт «б» статьи 19 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г № 558.

Документы, подтверждающие срок командировки

По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749). Она необходима в трех случаях:

– при использовании служебного транспорта;

– при использовании личного транспорта;

– при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.

Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендую приказом руководителя учреждения утвердить образец бланка.

К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.

Если работник передвигался на общественном транспорте

Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты. В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.

Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 (далее – Правила № 1085). При предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор. Основание – паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.

Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:

– цену номера (места в номере);

– период проживания в гостинице.

Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.

Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).

Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.

Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки). Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.

А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот вопрос поможет приказ Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.

Теперь поговорим об авиатранспорте. Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:

– маршрут/квитанция электронного билета;

– багажная квитанция на бумажном носителе;

– посадочный талон.

При потере посадочного талона, сотруднику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Таково мнение Минфина России (письма от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187, от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61).

Если сотрудник ездил на машине

В этом случае к служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником автомобиля (служебного, находящегося в его собственности или в собственности третьих лиц (по доверенности)):

– путевой или маршрутный лист;

– квитанции;

– кассовые чеки;

– иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика, распечатки данных тахографа).

Авансовый отчет

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю об израсходованных в связи с командировкой суммах. Сделать это он должен в течение трех рабочих дней.

К авансовому отчету сотрудник должен приложить все имеющиеся у него документы о расходах, произведенных в служебной поездке (п. 26 Положения № 749).

В соответствии с этим документом производится окончательный расчет по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 10 Положения № 749).

Если сотрудник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то он должен вернуть в кассу неизрасходованные подотчетные деньги. Но возможет и иной вариант - работник потратил денег больше, чем ему было выдано. То есть по авансовому отчету имеется перерасход. В этом случае сотруднику возвращают собственно потраченные суммы. Но сделать это нужно только после утверждения авансового отчета руководителем учреждения. Основании выдачи денег - (п. 6 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…»). Не забудьте внести реквизиты кассового ордера в авансовый отчет.

Журналы учета командировок

Учреждению больше не надо вести два журнала:

– учета работников, выбывающих в служебные командировки;

– учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Это связано с тем, что из Положения № 749 исключили пункт 8 (постановление Правительства РФ от 29 июля 2014 г. № 771), где говорилось о необходимости такого учета. Действуют новшества с 8 августа 2015 года.

С 19 октября 2015 года утратил силу и приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н, которым были утверждены формы таких журналов. Но, несмотря на это журналы учета командировок все же могут пригодиться учреждению. Чтобы продолжать вести такой учет работников установите соответствующий порядок учета в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 Трудового кодекса РФ). Причем можно предусмотреть порядок, как аналогичный ранее применявшемуся, так и иной удобный для учреждения.

Выводы

При направлении работника в служебную командировку нужно оформить всего лишь один документ – приказ (распоряжение). К документам, которые должен предоставить именно работник по возвращении из служебной поездки относятся:

– служебная записка (выше рассмотрены случаи ее составления);

– документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (их список зависит от того, на чем ездил сотрудник);

– авансовый отчет.

Нужно показать, куда израсходованы денежные средства, полученные для служебной поездки? На это отводится три дня после возвращения. Потребуется заполнить бланк специального образца и приложить документы, подтверждающие затраты.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Бумагу можно составить вручную или с помощью компьютера. В коммерческих структурах инструкции разрабатываются руководством, а бюджетники следуют Методическим рекомендациям, установленным .

Основные моменты

Для покрытия служебных нужд в период командировки подчинённому может быть предоставлена денежная сумма.

Основанием для выдачи являются следующие документы:

• приказ директора;
• письменное обращение работника.

Для получения средств, в бухгалтерию представляется заявление с визой руководителя. Деньги под отчёт передаются на весь период служебной поездки, по окончании которой необходимо составить доклад о понесённых расходах либо вернуть полученную сумму.

Что это такое?

Авансовый отчет по командировке – докладная записка, в которой указываются данные, перечисленные ниже:

• название организации;
• номер документа и дата его составления;
• ФИО и табельный идентификатор подотчётного лица;
• назначение аванса;
• суммы, полученные сотрудником;
• осуществлённые затраты;
• размер остатка или перерасхода;
• реестр подтверждающих бумаг.

Нормативная база

Документ состоит из двух страниц.

На лицевой стороне находятся:

• номер и дата составления;
• название организации;
• общая сумму отчёта;
• ФИО и подпись руководителя;
• данные подотчётного лица, включая структурное подразделение, должность и табельный номер;
• назначение аванса;
• размер выданных средств;
• дата и номер кассовой операции;
• остаток и перерасход;
• бухгалтерская запись;
• отметка о проверке и подтверждённая сумма;
• подписи ответственных лиц;
• расписка о принятии документа к проверке (под линией отреза).

Оборотная сторона формы представляет собой реестр, который содержит:

• порядковые номера и реквизиты документов, подтверждающих расходы;
• сумму издержек по расчёту и принятую к учёту;
• дебет счёта;
• подпись подотчётного лица.

Форма по ОКУД 0504505, установленная нормативные актами для отчётности бюджетников, имеет свои особенности:

• на первой станице добавлена таблица сведений о перерасходе и внесении остатка;
• реестр на оборотной стороне дополнен пояснениями кому, за что и по какому документу уплачено.

Кто подписывает и согласовывает?

В коммерческой организации сумму утверждает главный бухгалтер, а если он отсутствует, то эту функцию исполняет директор.

На государственном предприятии целесообразность произведённых расходов удостоверяется руководителем структурного подразделения, где трудится подотчётное лицо.

Нумерация

Согласно Указаниям по применению и заполнению формы АО-1, разработанным Госкомстатом РФ, документам, приложенным к авансовому отчёту, присваивается порядковое число, идентичное записи, проставленной в бланке.

Образец и пример заполнения 2020

Минимизировать ошибки подотчётников помогут специальные рекомендации, утверждённые приказом руководителя организации. С такой инструкцией сотрудников знакомят под роспись.

К документу можно добавить образец заполнения авансового отчета по командировке:

Можно ли оформить в электронном виде?

Согласно , первичные документы разрешается составлять на компьютере и заверять простой или неквалифицированной электронной подписью.

Подтверждающие документы

Конкретный перечень бумаг, которые нужно приложить к авансовому отчёту, не установлен и зависит от конкретной ситуации.

Например, по расходам на проживание можно представить:

• счёт гостиницы с чеком ККТ или бланком строгой отчётности;
• справку с детализацией услуг и подтверждением фактической оплаты;
• договор найма квартиры, действующий в период поездки, и расписку о получении денег арендодателем (если это физическое лицо).

Затраты на проезд к месту выполнения служебного задания и обратно обосновывают следующими бумагами:

• пассажирский билет, багажная квитанция или посадочный талон со штампом о досмотре в случае, если сотрудник пользовался услугами воздушного перевозчика;
• билет или выписка из автоматизированной системы управления, если речь идёт о железнодорожном транспорте;
• чек ККТ или БСО на оплату за пользование легковым такси;
• путевой лист и квитанция АЗС, если поездка совершена на личном автомобиле;
• договор аренды ТС, акт приёма-передачи, возврата, кассовый чек на оплату найма транспортного средства.

Сроки сдачи

Отчёт необходимо представить в течение трёх дней после возвращения из командировки. В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте в указанном периоде документ должен быть составлен и передан в бухгалтерию после того, как субъект снова приступит к исполнению обязанностей.

Штрафы за нарушения

Подотчётное лицо обязано соблюдать нормы действующего законодательства, в частности, Указания Банка России 3210-У о порядке ведения кассовых операций.

Представление авансового отчёта с опозданием – это дисциплинарный проступок.

В соответствии со сотрудник может быть привлечён к ответственности в виде замечания или выговора.

Бухгалтерские проводки

Затраты работника, понесённые в период служебной поездки, списываются после утверждения авансового отчета по командировке проводкой дебет счёта 26 (44) кредит счёта 71.

Нюансы

В разных ситуациях оформление авансового отчёта имеет свои особенности. Ниже приведены некоторые из таких случаев.

При командировке за границу

Требуется построчный перевод оправдательных бумаг, составленных на иностранном языке. Он может быть осуществлён приглашённым профессионалом или сотрудником компании.

Постановлением Правительства РФ 749 от 3.10.2008 регламентируется возмещение расходов на оформление выезда, обязательные сборы и медицинскую страховку.

В качестве основания можно представить документы, в которых содержатся данные:

• о размере фактических затрат;
• наименования оплаченных услуг.

Из командировки в отпуск

В этом случае порядок представления отчёта отличается только тем, что заполнить и передать в бухгалтерию бумаги сотрудник должен в течение трёх дней после окончания периода очередного отдыха.

В бюджетном учреждении

Авансовый отчёт составляется по форме, утверждённой Приказом Минфина РФ 52Н.

На личном автомобиле

Если поездка совершена на своей машине, то в качестве подтверждения расходов нужно предъявить следующие бумаги:

• путевой лист;
• кассовый чек на оплату топлива.

Если был уволен в период поездки. Когда закрыть отчет?

В этой ситуации потребуется отозвать сотрудника к месту работы. Таким образом, оформление всех документов должно быть завершено после возвращения, но не позднее даты расторжения трудового договора.

Допускается ли один отчётный документ на несколько рабочих поездок?

Если речь идёт о командировке, то следует придерживаться следующей нормы – отчёт необходимо представить в сроки, определённые нормативными актами, после окончания поездки.

В случае, когда постоянная работа осуществляется в пути, доложить о расходе средств нужно в периоде, на который они выданы.

Можно ли оформить один документ на двух работников?

Такой порядок допустим, когда деньги на поездку выданы одному из командировочных сотрудников.

Сотрудники, отправляющиеся в командировку, имеют право написать заявление с просьбой выдать некоторую сумму для покрытия возможных расходов. Отчёт о денежных средствах, выданных работнику предприятия в виде аванса для возмещения понесённых затрат, должен оформляться по установленной форме в соответствии с нормативными требованиями. Выясним, когда сдача авансового отчёта обязательна, а также какими бухгалтерскими проводками следует отразить расходы по этому документу.

Общие положения о порядке составления авансового отчёта

Главным документом, устанавливающим и подтверждающим командировочные расходы, является авансовый отчёт. На сегодняшний день он остаётся единственным документом, подтверждающим расход средств физического лица за время командировки.

Прикладывать ли к отчёту командировочное удостоверение

Документ, который составлялся на протяжении десятилетий, с 2016 года отменили. Согласно постановлению Правительства России № 1595 от 29.12.2014 с 1 января 2016 года оформлять командировочные удостоверения нет необходимости. Теперь выдача удостоверений действующим государственным законодательством не регламентируется и является сугубо личным делом компании.

При желании предприятие вправе выдать своему работнику такой документ на бланке старого образца. Можно также оформить его в виде письма произвольной формы, написанного в адрес организации, куда направляется сотрудник.

Обязательно ли заполнять авансовый отчёт

Существуют по меньшей мере три ситуации, в которых отчёт можно не составлять:

1. Если в командировке работник расходовал исключительно собственные средства. На практике сотрудник компании, обладающий подтверждающими его затраты документами, пользуется своим правом на их компенсацию, предоставляя в организацию авансовый отчёт. Однако это делается только на добровольной основе с целью возврата потраченных средств. Никто не обладает правом заставить работника оформить авансовый отчёт, если он не настаивает на возврате средств.
2. Когда никакого денежного аванса перед отбытием в командировку физическое лицо не получало. Заявку на выплату израсходованных в командировке средств в этом случае разрешается подавать в произвольной форме, и в том числе, чтобы не придумывать новые формы документов, на утверждённом бланке авансового отчёта.
3. Когда расходы в командировке несёт индивидуальный предприниматель. Авансовый отчёт сам на себя ИП может не заполнять.

В письме ФНС № АС-42/14504@ от 31.08.2012 указано на недопустимость применения штрафных санкций в отношении индивидуального предпринимателя за не составление им авансового отчёта.

В этом случае для оформления понесённых расходов вместо авансового отчёта ИП может использовать расходный кассовый ордер, в котором отображаются потраченные суммы с указанием на номера соответствующих расходных накладных или иных финансовых документов.

Особенности оформления документа

Оформление авансового отчёта на специальном бланке начиная с 2012 года не регламентируется (закон правительства РФ № 402 от 06.12.2011). Фирмы вправе разрабатывать для составления этого документа свои, ведомственные, формы бланков. Однако фактически в деловой практике везде для составления авансового отчёта применяют форму бланка АО-1.

Образец заполнения формы №АО-1

В основной части авансового отчёта указываются следующие суммы: остаток или задолженность по предыдущим авансовым отчётам, фактические расходы, подтверждённые чеками или другими платёжными документами, а также конечный остаток средств, вычисляемый как разница между величиной остатков и суммой фактических расходов.

Как составить

Авансовый отчёт заполняется после командировки и предъявляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через три дня по окончании командировки.

В авансовом отчёте выделяются как минимум четыре компонента:

1. Центральная часть бланка - главная часть отчёта, в которой отражаются суммы произведённых расходов.
2. Фиксация проверки авансового отчёта в бухгалтерии, где указывается размер суточных и итоговая сумма для расчёта, проверенная бухгалтером.
3. Все документы, согласно которым указываются расходы, с указанием вида затрат, названия документа, номера и даты получения. В конце списка этих документов обязана стоять подпись подотчётного лица.
4. Оригиналы всех документов, находящихся в списке, на которые ссылается командировочный в своём авансовом отчёте.

Пример заполнения авансового отчёта по командировке

Подписание и согласование документа

Авансовый отчёт о командировочных расходах подписывает подотчётное лицо - сотрудник, вернувшийся из командировки.

Авансовый отчёт проверяется на ошибки в бухгалтерии предприятия. После проверки документа и исправления возможных ошибок бухгалтер делает правильный расчёт сумм и составляет расписку о принятии отчёта с сопровождающими документами.

После этого бухгалтер выдаёт подотчётному лицу отрывную часть авансового отчёта. В ней указываются следующие сведения:

• фамилия, имя и отчество командировочного;
• номер отчёта;
• дата составления отчёта;
• сумма прописью командировочных расходов, вычисленная в строгом соответствии с имеющимися документами;
• количество принятых документов, составляющих авансовый отчёт;
• число листов в принятых документах.

После проверки авансовый отчёт подписывается бухгалтером и главным бухгалтером предприятия.

Проверенный отчёт предоставляется руководителю компании на утверждение. Для этого начальник ставит на лицевой стороне авансового отчёта подпись и указывает фамилию.

Только после прохождения всех перечисленных процедур авансовый отчёт о командировочных расходах принимается к учёту с последующей оплатой в кассе предприятия.

Можно ли оформить документ в электронном виде

В настоящее время, согласно с положениями статьи 6 закона № 63-РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, авансовый отчёт разрешается составлять в электронном виде. И также в этом законе прописано, что такой «документ, составленный в электронном виде, подписывается простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью». Причём подготовленный в электронном виде авансовый отчёт равносилен документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.

Составление авансового отчёта в электронном виде подразумевает присутствие у причастных к оформлению служебных лиц (подотчётного сотрудника, бухгалтера и главного бухгалтера), личных простых или усиленных неквалифицированных электронных подписей.

Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа

Авансовый отчёт предоставляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через 3 суток после окончания командировки. Если эти сроки нарушены, то, полученные сотрудником на командировочные расходы деньги считаются его задолженностью. Таким образом, при несвоевременном отчёте о выданных авансом средствах они могут быть удержаны работодателем из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ).

Возможна ситуация, когда предприятие не удержало со своего работника выданные на командировку под отчёт средства, за которые он вовремя не отчитался. В таком случае эти деньги включаются в общую сумму, из которой высчитываются страховые взносы.

Такое требование указано в приложении к письму ФСС РФ № 02–09–11/06–5250 от 14.04.2014, где говорится об обложении страховыми взносами некоторых выплат. В этом письме неподтверждённые документально, а поэтому подлежащие возвращению, суммы командировочных расходов приравниваются к выплатам в пользу работников, иначе говоря, к доходам физических лиц.

Бухгалтерские проводки сумм авансовых отчётов на командировку

Обычно командировочные расходы отражаются в дебетовом счёте 20(26) и кредитном счёте 71. В определённых обстоятельствах при выдаче аванса в бухгалтерии применяются другие проводки по счетам. Чтобы заполнить отчёт правильно, следует воспользоваться данными приведёнными ниже.

Таблица: бухгалтерские проводки в зависимости от целей выдачи аванса

Дебет	Кредит	Содержание операции
71	50	Выданы денежные средства сотруднику под отчёт из кассы
71	51	На карту сотрудника перечислены подотчётные средства со счёта компании
20 (26)	71	Отражены расходы на командировку
10	71	Отражены расходы на закупку ТМЦ
19	71	Отражён НДС по подотчётным расходам
71	50	Сотруднику возмещён из кассы перерасход по авансовому отчёту
71	51	На карту сотрудника перечислен перерасход со счёта компании

Предъявление авансового отчёта по командировке относится к непременным условиям работы практически каждого предприятия. Составление этого важного документа регулируется трудовым и налоговым законодательством. Чтобы сделать корректный авансовый отчёт, работник должен приложить все оправдательные документы.