Приказ о назначении на должность образец. Приказ о назначении коммерческого директора. Нужно ли заводить личное дело

Простому труженику порой невдомек, что повышение в должности оформляется специальным документом. Ни одна перестановка не может быть осуществлена без «бумажки». Она является основанием для и начисления желанной прибавки к заработной плате. Таков приказ о назначении на должность. Как его правильно составить, чтобы не было проблем ни у бухгалтера, ни у труженика? Давайте разбираться.

Бланк

Приказы не печатаются на простой бумаге. Их нужно вносить в специальный бланк. Приказ о назначении на должность - официальный документ. Кроме содержательной части, он должен содержать основные реквизиты предприятия (предпринимателя): юридический адрес, контактную информацию и другое. Для того чтобы не путаться, принято разрабатывать бланки, содержащие все нужные данные. Так кадровику проще, да и выглядит это красиво. Дело в том, что приказ о назначении на должность является документом, который хранится целых семьдесят пять лет. Когда предприятие ликвидируется, все кадровые документы переходят в архив.

Какие данные вписываются

Теперь порассуждаем более предметно о содержании приказа. Есть перечень данных, которые должны быть в нем отражены обязательно. Так, к ним относится сама должность, фамилия работника с прописанными полностью именем и отчеством. Важно! Если у человека в паспорте нет отчества, то придумывать его не следует. В практике известны случаи, когда приходилось вносить в приказы за двадцать лет изменения по этому поводу.

Далее. Приказ о назначении на должность обязан содержать конкретную информацию о сроке, в течение которого работник будет ее занимать. Это важно! Если точных дат не указано, значит, назначение производится навсегда (до очередного приказа). Зачастую должность дается работнику временно. Это нужно конкретизировать в документе. И последнее: необходимо указать размер оклада. То есть: «назначен … с заработной платой согласно штатного расписания…» Дату можно не указывать. Отсчет пойдет от реквизитов самого приказа.

Специальные случаи

Есть некоторые особенности для документов, касающихся руководства. Так, в приказ о назначении на должность главного бухгалтера вписываются дополнительные пункты, касающиеся его права подписи. В документах о лицах, на которых возлагается материальная ответственность, - их обязанности. При назначении директора должны быть описаны условия его работы. Таковая может быть постоянной, контрактной, временной или другой. Моменты это важные. Нужно обязательно их прописывать. То же касается главного бухгалтера. Это лицо крайне ответственное. От него подчас зависит эффективность финансовой стороны деятельности организации. Следовательно, документ нужно составлять, имея в виду его основные обязанности, а также привилегии. К нему обычно прикладывают акт, по которому работнику передаются реквизиты (штамп, печать) предприятия, другие материальные ценности. Желательно сам процесс проводить комиссионно. Часто приходится разбирать всевозможные особенности финансового характера в суде.

Иные «мелочи»

Есть еще несколько особенностей, которые необходимо соблюдать, когда оформляется приказ директора о назначении на должность. Первое, на что обратит внимание проверяющий или суд - подпись работника. Понятно, что такие документы заверяются руководителем. Без этой «самой главной» подписи они не являются официальными. Только этого мало. Работника также следует ознакомить с содержанием документа под роспись. Это будет доказательством того, что человек знает свои обязанности и права. В серьезных организациях не ограничиваются такими мерами. Все приказы визируются юристом с целью подтверждения их законности и исключения ошибки.

Для того, чтобы наладить успешную работу компании и установить чёткий порядок при решении организационных вопросов, важно разграничить зоны ответственности сотрудников, соблюдая при этом действующее законодательство. Ответственные работники назначаются в самых разных сферах деятельности организации. Оформляется такое назначение распоряжением руководителя - приказом. Приведём образцы и опишем основные правила составления таких документов.

В каких сферах деятельности организации назначаются ответственные

Самым распространённым видом ответственности считается материальная, при этом назначается сотрудник или группа сотрудников, которые лично отвечают за ценные вещи, деньги и имущество компании.

Важно, что отвечать за имущество и ценности организации работник может только на основании письменного договора о полной материальной ответственности. Сотрудник должен согласиться взять на себя такую обязанность, поэтому одного лишь приказа недостаточно для возложения материальной ответственности. Матответственность отдельных работников (заместителя руководителя, главного бухгалтера) согласно ст. 243 ТК РФ может быть прописана непосредственно в трудовом договоре. При включении условий о такой ответственности в письменный договор с работником издавать дополнительно распоряжение необязательно, но работодатель может это сделать, если подкрепление договора распоряжением удобно ему при ведении документооборота.

Матответственность далеко не единственный случай, когда руководитель издаёт приказ о назначении ответственного лица. На конкретных работников возлагается также ответственность за:

охрану труда и соблюдение техники безопасности (к контролю допускается только работник, который прошёл обучение по ТБ, сдал экзамен и получил необходимое удостоверение, а также имеет необходимую группу допуска по электробезопасности);
противопожарную безопасность;
использование источников повышенной опасности;
ведение кадрового делопроизводства;
учёт рабочего времени;
повышение квалификации и переобучение сотрудников;
оборот особо ценных вещей;
оборот валюты и ценных бумаг;
и так далее.

Виды ответственности, возлагаемой на работников распоряжениями руководства, зависят от специфики деятельности конкретного предприятия.

Форма приказа о назначении ответственного лица и правила заполнения

Приказ о назначении ответственного лица не имеет официально установленной формы. Он составляется произвольно, но с соблюдением правил, применяемых ко всем первичным документам. Эти правила установлены Законом от 06.12.2011 06.12.2011 N 402-ФЗ . Бланк должен содержать:

наименование организации, основные сведения о ней, город расположения;
дату и номер документа;
ФИО генерального директора или лица, уполномоченного издавать распоряжения;
преамбулу, где указывается краткая цель издания распоряжения и содержится ссылка на правовую норму, на основании которой оно издано (например, ссылка на ТК РФ);
суть распоряжения;
подпись руководителя;
подписи работников, в отношении которых составлен приказ, подтверждающие их ознакомление с документом.

Подписывает бланк руководитель организации - генеральный директор.

Образец приказа о назначении материально ответственного лица

Приведём пример приказа о назначении ответственного лица в сфере контроля материальных ценностей. Список должностей, с работниками которых можно заключать письменные договоры о полной индивидуальной матответственности за недостачу вверенного имущества, приведён в Приложении N 1 к Постановлению Минтруда от 31.12.2002 N 85 . Без договора о полной материальной ответственности или включения условия о матответственности в трудовой договор распоряжение не имеет юридической силы. Шаблон такого документа может выглядеть следующим образом (скачать образец можно ниже):

Заполненный документ выглядит так:

Образец приказа о назначении ответственных лиц

Одним распоряжением руководитель может возложить ответственность за хранение материальных ценностей сразу на группу лиц. Важно, что согласно ст. 245 ТК РФ, без письменного договора о полной коллективной материальной ответственности, который заключается между работодателем и всеми членами бригады, документ не может иметь юридической силы. Приведём пример:

Для назначения ответственных при ведении делопроизводства (например, за ведение учёта рабочего времени) может быть издан документ, также затрагивающий сразу группу лиц. Назначения, не касающиеся матответственности, дополнительных соглашений с работниками не предусматривают. Пример такого распоряжения.

При официальном трудоустройстве, вступлению в должность на новом рабочем месте предшествует особый документ распорядительного характера, именуемый приказ о назначении на должность. Документ, как правило, подготавливается сотрудником кадрового отдела организации. На основании приказа вносятся данные в личные дела сотрудников, да и в целом определяется положение работников в отдельно взятой организации. О том, что такое приказ о назначении на должность, как его правильно составить, поясняется в данном материале.

В трудовом праве нет стандартизованной формы приказа о назначении на должность, однако существуют общие правила написания, которых необходимо неукоснительно придерживаться. Документ обычно составляется сотрудником отдела кадров от имени руководителя предприятия, после чего готовый приказ о назначении на должность визируется непосредственно руководителем. Составляется документ на листе стандартного формата А4 и обязательно содержит следующие сведения:

Название организации полностью;
Регистрационный номер документа;
Дату вынесения;
ФИО гражданина, вступающего в должность;
Наименование должности;
Дату, с которой лицу надлежит вступить в указанную должность.

Перечисленная информация является обязательной. Дополнительно в приказе могут указываться такие сведения, как основания для вынесения (заявление, трудовой договор), полномочия (например, право на подпись) или сроки, на которые лицо назначено на указанную в приказе должность. Документ подлежит обязательной регистрации в специальном журнале учета внутренней документации. В регистрационный журнал вносятся номер и дата вынесения распоряжения.

Важно! Назначение на должность возможно при условии обоюдного согласия сторон.

Приказ о назначении на должность генерального директора

Как правило, приказ выносится генеральным директором, вернее, от имени генерального директора. Но и сам генеральный директор назначается на должность посредством вынесения приказа.

В организациях, типа акционерных обществ (далее АО) или в обществах с ограниченной ответственностью (ООО) вынесению приказа о назначении на должность генерального директора предшествует собрание акционеров (АО) или учредителей (ООО), где и принимается решение о кандидатуре руководителя организации. Если кандидатур много, то проводится голосование среди акционеров (учредителей). По итогам собрания составляется протокол, который подписывается всеми участниками.

Следующим шагом является подписание трудового договора. Уже на основании заключенного трудового договора составляется приказ о назначении на должность выбранного кандидата. Приказ может быть подписан избранным руководителем, либо председателем собрания – лица, имеющие право подписи, оговорены в уставе организации.

Обратите внимание! Если речь идет об ООО с единственным учредителем, который и становится генеральным директором организации, трудовой договор не требуется.

Как отменить

Для отмены приказа о назначении на должность издается новый приказ об отмене раннее вынесенного. Жизненные обстоятельства изменчивы и порой может возникнуть необходимость в отмене изданного распоряжения. Приказ может быть отменен целиком, либо частично, но и в том и в другом случае для отмены пункта изданного приказа, или же всего документа в целом, потребуется вынесение нового распоряжения. Содержание приказа об отмене должно включать следующую информацию:

Сведения о приказе, подлежащем отмене – дату вынесения, регистрационный номер документа;
Краткое пояснение причин, в результате которых возникла необходимость отмены предыдущего распоряжения;
Указания к выполнению, связанные с отменой уже изданного приказа.

Документ составляется сотрудником отдела кадров и заверяется руководителем учреждения.

Сколько хранится

Сроки хранения документа регламентированы третьей частью ТК РФ. На основании трудового законодательства, приказ о назначении на должность относится к первой группе по степени ценности документов. Подобную документацию надлежит хранить в течение 75 лет.

Приказ о назначении заместителя директора ООО относится к приказам по личному составу и имеет первостепенное значение в организации системы кадрового документооборота компании.

ФАЙЛЫ

Структура

Приказ состоит из вводной, основной и заключительной частей. В вводной должны указываться основные реквизиты организации. В данном случае это ООО, поэтому необходимо указать:

Полное наименование.
ОКПО.
Юридический адрес.

Долго функционирующие компании специально для подобного рода документов имеют фирменные бланки. На их верхней части уже зафиксированы основные реквизиты. При оформлении документа секретарю, делопроизводителю либо другому сотруднику не нужно тратить лишнее время на прописывание одних и тех же данных.

После реквизитов в бумаге прописываются наименование приказа, дата его подписания и номер. Перед номером может быть буква «К» (что означает, что это приказ по кадрам) либо «ЛС» (что расшифровывается как «Личный состав»). Существуют и иные буквенные обозначения, все будет зависеть от специфики документооборота организации.

Основная часть приказа довольно проста, хотя может состоять из нескольких пунктов. В прикрепленном образце они содержат:

ФИО лица, которое назначается на должность заместителя директора ООО.
Информацию о том, наделяется ли заместитель директора правом первой подписи на финансовых документах.
С какого момента приказ вступает в силу.
За кем остается ответственность за выполнение подписанного приказа.

В конце также можно дать ссылку на подписанный трудовой договор, в виде приложения. Заверяется все подписями руководителя и назначенного работника, с расшифровками, датой и должностью заверяющего. На усмотрение организации остается использование печати. Если речь идет о праве подписи финансовых документов, то пользоваться факсимиле недопустимо. В других случаях – по взаимному соглашению сторон.

После того как приказ подписан, его регистрируют в журнале приказов по личному составу. А после исполнения – ставят соответствующую отметку о направлении в дело. Четко установленной формы этой бумаги для всех случаев не существует. Но есть строгие требования, которым они должны соответствовать:

Весь текст должен быть сформулирован четко и по возможности кратко.
Все выражения должны пониматься однозначно. Не должно быть размытых терминов и формулировок.
Рекомендуется разделять отдельные распоряжения по пунктам. Нумеровать их необходимо только арабскими цифрами. В каждом из пунктов желательно прибегать к трехступенчатой структуре изложения: исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения.

Подробнее с теми или иными требованиями можно ознакомиться в Требованиях к оформлению документов по личному составу, которые были приняты Постановлением Госстандарта №65-ст от 3.03.2003 года.

Специфика

В отличие от большинства других приказов по основной деятельности, в приказе о назначении заместителя директора ООО может вообще не быть констатирующей части. То есть можно написать в начале о том, что приказ издается «в связи с подписанием трудового договора», указав при этом дату и номер, но это не обязательно.

Требования и алгоритм приема

Заместитель директора ООО является таким же сотрудником, как и остальные. Единственное, если в приказе прописана такая возможность, то он обладает правом первой подписи на финансовых документах. Поэтому с ним также необходимо заключать срочный либо постоянный трудовой договор. Механизм приема следующий:

Если это необходимо, то будущий заместитель директора проходит медицинское обследование. Эта практика распространена в медицинских организациях, компаниях, которые занимаются производством и продажей продуктов питания и пр. Словом, медицинский осмотр проходят только в случаях необходимости.
Подписание локальных нормативных актов, таких как , должностная инструкция и пр. Эти подписи должны быть поставлены до заключения трудового договора. Это принципиально важный момент. Иногда в организации даже заводят специальный журнал, в котором отмечают этот самый момент ознакомления, ибо доказать факт подписания этих документов до заключения трудового договора с работником бывает жизненно необходимо.
Предоставление со стороны сотрудника документации: своего паспорта, трудовой книжки, документа об образовании, военного билета и прочего.
Подписание трудового договора как минимум в двух экземплярах. Один остается у работника, другой – у работодателя. Регистрация этого документа предусмотрена в журнале учета трудовых договоров.
На основании подписанной бумаги издается приказ о назначении заместителя директора ООО. Необходимо следить, чтобы право первой подписи (если оно было прописано в приказе) было упомянуто и в должностной инструкции, подписанной ранее.
В трудовую книжку проставляется запись о приеме на работу. Кадровиком (либо иным сотрудником) оформляется личная карточка заместителя директора ООО.

Только после прохождения всех этих процедур назначенный руководитель высшего звена организации имеет право приступить к выполнению своих обязанностей.

Конечно, директор при назначении вправе использовать бланки Т-1 либо Т-5, если сотрудник переводится на заместителя директора ООО с другой должности.

Нужно ли заводить личное дело

Если речь идет об ИП, то личное дело можно не заводить. Такого рода документы являются характерной чертой и прописаны в учредительных документах только муниципальных либо государственных учреждений. Частным компаниям на заместителя генерального директора, так же как и на самого руководителя, лучше лично дело вообще не заводить.

Любой проект приказов по личному составу содержит и . На основе этого документа определяется служебное положение сотрудников данной организации, вносятся соответствующие записи в учетные документы работников. Приказ о назначении на должность составляет кадровый сотрудник организации. Основанием к оформлению этого документа служит рапорт руководителя предприятия или структурного подразделения.

Данный документ не имеет унифицированной формы, поэтому для его составления подойдет практически любой образец приказа о назначении на должность. Тем не менее, существует целый ряд позиций, которые в обязательном порядке должны присутствовать в документе.

Итак, бланк приказа о назначении на должность, который, к слову, должен разработать руководитель организации, должны содержаться такие графы:

1. Шапка. В ней указывается полное или сокращенное наименование организации, номер и дата приказа.

2. Текст приказа. Здесь должны присутствовать фамилия, имя и отчество сотрудника, который назначается на должность, сама должность, даты вступления и ухода с нее сотрудника. При этом наименование должности следует указать точно так же, как и в штатном расписании: полностью и без сокращений. Приказ о назначении на должность в своей текстовой части должен содержать информацию о том, что все положения, в частности срок и условия работы и оплаты соответствуют положениям трудового договора.

3. Подписи сторон. Составленный приказ визируется руководителем организации и сотрудником, на которого он был оформлен. Подпись руководителя заверяется печатью предприятия. В обязательном порядке указывается и дата, когда эти подписи были поставлены. Приступить к работе работник может только после того, как приказ будет ему объявлен под расписку.

Любые изменения или отмену данного документа может вносить только руководитель организации, а также лицо, подписавшее данный приказ. Как, собственно, и любые другие приказы по личному составу предприятия.

Однако этим оформление сотрудника на должности не завершается. Получив выписку с приказа о назначении на должность, кадровый работник организации обязан оформить еще один приказ – по форме № Т-1 , которым устанавливается заработанная плата и различные надбавки сотрудника, дата его вступления в должность и и срок окончания трудового договора. Только на основании этих документов финансовый отдел может открыть лицевой счет для зачисления заработной платы работнику, перерасчета в следствие изменения должности и полный расчет в случае увольнения. Кроме того, кадровик обязан завести и заполнить личную карточку сотрудника по унифицированной форме № Т-2 и внести соответствующую запись в трудовой книжке.

Таким образом, приказ о назначении на должность (образец) – не единственный, хоть и один из ключевых документов, которые издаются при оформлении нового сотрудника предприятия.