Должностная инструкция офис-менеджера - образец. Должностная инструкция офис менеджера: разбираем типовой образец Скачать ди офис менеджера

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.

1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

Законодательными актами РФ;

Уставом Компании;

Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

Положениями об отделах Компании;

Приказами руководства;

Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

Настоящей Должностной инструкцией.

1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

1.9. Офис-менеджер должен знать:

Организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;

Положения, приказы и внутренние процедуры Компании;

Функции и задачи подразделений Компании;

Функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;

Свои функциональные обязанности и права;

Свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

2. Должностные обязанности

Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Исходя из этого, офис-менеджер:

1. Выполняет функции секретаря Компании:

1.1. Документационное обеспечение управления:

Приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

Фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

Работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

Организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

Работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

Ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

По поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;

По поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

По поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

2.1. Заказ воды по мере необходимости.

2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.

2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

3. Координирует и контролирует работу:

Водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

Курьеров;

Уборщицы.

4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

Эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

Не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).

3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.

3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

4. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

СОГЛАСОВАНО:

Юрисконсульт: /______________/

«__» _________200

Начальник отдела кадров: /______________/

Должностная инструкция офис-менеджера создается работодателем для упорядочения трудовых взаимоотношений. Документ содержит требования к квалификации сотрудника, порядок назначения, освобождения его от должности, функциональные обязанности, права, ответственность работника.

1. Офис-менеджер непосредственно подчиняется генеральному директору.

2. Назначение или освобождение от должности офис-менеджера производится приказом генерального директора.

3. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года, знания делопроизводства, навыки обращения с пакетами прикладных программ, оргтехникой.

4. В период отсутствия офис-менеджера права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по учреждению.

5. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
законодательством РФ;
данной должностной инструкцией;
приказами и распоряжениями руководства.

6. Офис-менеджер должен знать:

гражданское, трудовое право РФ;
порядок заключения договоров;
правила оформления документации;
нормы охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности, производственной санитарии;
отчетные документы, принятые в учреждении;
нормы делового общения и этикета.

ІІ. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

1. Регистрирует, направляет служебную информацию генеральному директору, сотрудникам компании.

2. Производит коммуникацию посредством телефона и иных средств связи.

3. Реализует документооборот организации. Регистрирует, ведет учет, хранение входящей, исходящей корреспонденции, архивирование документов.

4. Выполняет копировальные, множительные работы по поручению генерального директора.

5. Разрабатывает проекты писем, запросов, иных документов, относящихся к деятельности учреждения.

6. Вносит информацию в базу данных.

7. Производит действия по подготовке заседаний, совещаний при участии генерального директора.

8. Производит материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня.

9. Обеспечивает учреждение канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации. Проводит их прием, учет, передачу, хранение.

10. Принимает меры по организации встреч, командировок сотрудников. Заказывает билеты на транспорт, арендует жилые, деловые помещения.

11. Контролирует состояние оргтехники, коммуникаций.

12. Организовывает проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя.

13. Принимает посетителей.

14. Предоставляет консультации по установленным вопросам.

15. Выполняет служебные поручения генерального директора в пределах собственной компетенции.

ІІІ. Права

Офис-менеджер имеет право:

1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

Действовать самостоятельно в пределах своей компетенции.

3. Не выполнять свои должностные обязанности при возникновении опасности для жизни или здоровья.

4. Выдвигать требования к руководству о создании условий для исполнения своих полномочий, сохранности материальных ценностей, документов.

5. Получать всю необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.

6. Направлять рационализаторские предложения для совершенствования деятельности учреждения и собственной работы.

7. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, выдвигать предложения по их ликвидации.

ІV. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность за:

1. Нарушение требований руководящих документов, принятых в организации.

2. Проведение несанкционированного руководством представления интересов учреждения.

3. Результаты принимаемых решений, собственных действий.

4. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

5. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

6. Неправомерное обращение с личной информацией, разглашение коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.

7. Нарушение норм делового общения и этикета.

8. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безопасности, противопожарной защиты.

9. Предоставление заведомо недостоверной информации.

Должностные инструкции

Должностная инструкция офис-менеджера

Открыть в формате WORD

1. Общие положения

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

Законодательными актами РФ;

Уставом Компании;

Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

Положениями об отделах Компании;

Приказами руководства;

Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

Настоящей Должностной инструкцией.

1.9. Офис-менеджер должен знать:

— организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;

— положения, приказы и внутренние процедуры Компании;

— функции и задачи подразделений Компании;

— функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;

— свои функциональные обязанности и права;

— свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

2. Должностные обязанности

Исходя из этого, офис-менеджер:

1. Выполняет функции секретаря Компании:

1.1. Документационное обеспечение управления:

— приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

— фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

— работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

— работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

— организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

— работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

— ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

— оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

— по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;

— по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

— по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

— формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

2.1. Заказ воды по мере необходимости.

2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.

2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

3. Координирует и контролирует работу:

— водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

— курьеров;

— уборщицы.

Должностная инструкция офис менеджера: разбираем типовой образец

4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

— добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

— качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

— поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

— эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

— соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

— не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

СОГЛАСОВАНО:

Юрисконсульт: /______________/

«__» _________200

Начальник отдела кадров: /______________/

«__» _________200

Главная / Должностные инструкции

Должностная инструкция офис-менеджера

Скачать должностную инструкцию офис-менеджера (.doc, 90КБ)

I. Общие положения

Офис-менеджер относится к категории руководителей.
Офис-менеджер должен знать:

2.1. Устройство офиса и принципы его зонирования.
2.2. Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.

Методы стратегического и тактического планирования.

2.4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.
2.5. Принципы построение организационной структуры офиса.
2.6. Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.
2.7. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
2.8. Мотивационные методы и мотивационные стратегии.
2.9. Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.
2.10. Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.
2.11.Принципы организации снабжения офиса.
2.12. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
2.13. Основы бухгалтерского учета.
2.14. Деловой этикет.
2.15. Иностранный язык.
2.16. Техническое оснащение офиса.
2.17. Правила пользования оргтехникой.
2.18. Правила внутреннего трудового распорядка.
2.19. Основы трудового законодательства.
2.20. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

Офис-менеджер подчиняется непосредственно ___________.

На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Офис-менеджер:

Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
Разрабатывает «кодекс» поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).
Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).
Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.
Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.
Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
Организует:
встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).
Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.
Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.
Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.
Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Кто такой офис-менеджер, основные отличия от сходных должностей

Должность офис-менеджера отсутствует в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года. При этом с развитием рынка труда эта должность стала очень часто использоваться во многих компаниях, в связи с чем вопрос составления должностной инструкции для данного сотрудника стал актуальным для кадровых работников.

Офис-менеджер организует работу офиса, обеспечивает документооборот между сотрудниками и внешними контрагентами, занимается закупками канцелярии и других расходных материалов, поэтому часто ставиться на одну ступень с секретарем. Однако круг должностных обязанностей офис-менеджера более широк, т. к. не сводиться только к документообороту. К тому же офис-менеджер обеспечивает работу всех сотрудников офиса, а секретарь чаще всего помогает в работе лишь руководителю.

Зачастую в компаниях должность со сходными обязанностями называют еще и администратором офиса. Связано это с тем, что работодатель сам решает, как именно назвать должность. Важно при этом правильно составить должностную инструкцию и указать в ней все права и обязанности — тогда у сотрудника не будет вопросов о том, чем он должен заниматься на рабочем месте, а чем не должен. Для того же, чтобы правильно ее составить, нужно прежде разобраться с основными характеристиками данной должности.

Кто может быть принят на должность офис-менеджера

Поскольку должности офис-менеджера нет в Квалификационном справочнике, то и квалификационные требования к ней брать неоткуда. То есть в этом случае полностью все решает работодатель — именно он выставляет требования к кандидатам, которые могут быть закреплены в должностной инструкции.

В связи с этим должностная инструкция офис-менеджера может содержать, например, требование, согласно которому кандидат на должность должен иметь высшее образование. Логично также, что от офис-менеджера обычно требуют знания ПК и иностранного языка. Особенно это важно для компаний, которые сотрудничают с иностранными партнерами. Если работодатель не желает брать на себя обучение сотрудника, то он может выставить и ограничение по стажу работы.

Не знаете свои права?

Чем руководствуется в своей работе офис-менеджер и что он должен знать

В должностной инструкции может быть отдельный раздел, определяющий необходимый уровень знаний сотрудника на этой должности и те нормы и стандарты, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности. Обычно от офис-менеджера требуют знания локальных нормативных актов и инструкций, основ делопроизводства, систем первичного кадрового учета, правил эксплуатации компьютерной техники, делового этикета и правил ведения телефонных переговоров. В своей деятельности офис-менеджер должен опираться на нормы законодательства, локальные акты предприятия, указы руководства и должностную инструкцию.

Какими правами обладает офис-менеджер

Офис-менеджер наделяется определенным объемом прав. Частью этих прав обладают все сотрудники организации, но есть и специфические права, которые используются сугубо на этой должности. Чтобы сотрудник знал, какими правами он может воспользоваться, они отображаются в должностной инструкции.

Так, офис-менеджер наделен правом требования от других сотрудников доработки определенных документов, например отчетов о командировках. Если офис-менеджер ведет прием клиентов, то он наделяется правом принимать решение о приеме незапланированных посетителей (т. е. без предварительной записи). Но при этом он должен уметь правильно оценивать важность такого визита, а также возможный вред от задержки решения отдельных вопросов, вызванной отказом посетителю во встрече с сотрудником или руководством компании.

Должностные обязанности офис-менеджера

Больше всего внимания при составлении должностной инструкции кадровые работники уделяют разделу, посвященному должностным обязанностям. Ведь для работодателя важно детально расписать, что обязан делать сотрудник в рамках выполнения своих трудовых функций.

К примеру, офис-менеджеру часто вменяют документооборот (как внутренний, так и внешний), прием клиентов, партнеров и других посетителей — не для решения конкретных вопросов, а для дальнейшей их связи с уполномоченными сотрудниками. В небольших компаниях офис-менеджер может быть ответственен за прием телефонных звонков, хотя при большом потоке звонков могут нанять для этого и отдельного сотрудника.

Если офис-менеджер обязан следить за обеспечением сотрудников канцелярией, то это тоже должно указываться в должностной инструкции, чтобы потом не было споров по поводу того, должен ли он этим заниматься. Также отдельно можно прописать обязанность оформления командировочных документов, если эта обязанность не относится к компетенции бухгалтера.

Офис-менеджер может включать в себя и другие обязанности. Главное, так прописать их в должностной инструкции, чтобы не было дублирования обязанностей других сотрудников.

Примерная структура должностной инструкции офис-менеджера

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что в должностной инструкции офис-менеджера должны быть следующие разделы:

Общие положения
В этом разделе обычно описываются:
- название должности (офис-менеджер);
- непосредственная подчиненность (здесь же указывается, кто отвечает за прием и увольнение сотрудника);
- категория должности (специалист);
- квалификационные требования, к которым обычно относят уровень образования, опыт работы, а также описание навыков и знаний, которые хотелось бы видеть у кандидата на должность;
- наличие подчиненных;
- порядок замещения;
- перечень нормативных актов, инструкций и правил, которые должен знать сотрудник и которыми он должен руководствоваться в своей деятельности.
Права
В этот раздел включаются права, которыми наделяется офис-менеджер. Например, он может:
- запрашивать информацию у других сотрудников;
- знакомиться с решениями руководителя;
- передавать руководителю свои предложения по улучшению рабочего процесса;
- требовать от руководителя оказывать содействие в выполнении своих должностных обязанностей;
- самостоятельно решать вопросы приема незапланированных посетителей;
- требовать от сотрудников представления отчетности в установленной форме.
Должностные обязанности
Данный раздел определяет перечень обязанностей, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей трудовой деятельности. Обычно на офис-менеджера возлагаются:
- выполнение заданий руководителя в рамках должностной компетенции;
- организация приема посетителей;
- ведение учета рабочего времени сотрудников офиса;
- оформление командировочных документов и прием отчетов о командировке;
- прием входящей корреспонденции и распределение ее между сотрудниками;
- организация документооборота между сотрудниками офиса, а также с контрагентами;
- учет договоров с контрагентами;
- снабжение офисных работников канцелярскими и другими расходными материалами.
Ответственность
В этом разделе перечисляются виды ответственности, к которой может быть привлечен офис-менеджер (однако здесь не принято указывать конкретные санкции). Так, офис-менеджер может быть привлечен:
- к дисциплинарной ответственности — за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей;
- административной или уголовной ответственности — за совершение соответствующих проступков;
- материальной ответственности — за нанесенный им ущерб (в пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством).

Таким образом, должностная инструкция офис-менеджера отображает все те права и обязанности, которые отводит сотруднику работодатель, т. к. отношении этой должности именно работодатель решает, что должен делать сотрудник. Пока должность офис-менеджера не включена в квалификационный справочник, по ней нет каких-либо рекомендованных квалификационных требований или унифицированных должностных обязанностей. Это означает, что при составлении инструкции можно использовать практически любой из образцов, размещенных в Сети — в том числе и тот, что имеется на нашем сайте.

Образец типовой должностной инструкции офис-менеджера

І. Общие положения

1. Офис-менеджер непосредственно подчиняется генеральному директору.

2. Назначение или освобождение от должности офис-менеджера производится приказом генерального директора.

5. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
законодательством РФ;
данной должностной инструкцией;
приказами и распоряжениями руководства.

6. Офис-менеджер должен знать:

гражданское, трудовое право РФ;
порядок заключения договоров;
правила оформления документации;
нормы охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности, производственной санитарии;
отчетные документы, принятые в учреждении;
нормы делового общения и этикета.

ІІ. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

1. Регистрирует, направляет служебную информацию генеральному директору, сотрудникам компании.

2. Производит коммуникацию посредством телефона и иных средств связи.

4. Выполняет копировальные, множительные работы по поручению генерального директора.

5. Разрабатывает проекты писем, запросов, иных документов, относящихся к деятельности учреждения.

6. Вносит информацию в базу данных.

7. Производит действия по подготовке заседаний, совещаний при участии генерального директора.

11. Контролирует состояние оргтехники, коммуникаций.

13. Принимает посетителей.

14. Предоставляет консультации по установленным вопросам.

15. Выполняет служебные поручения генерального директора в пределах собственной компетенции.

ІІІ. Права

Офис-менеджер имеет право:

1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Действовать самостоятельно в пределах своей компетенции.

3. Не выполнять свои должностные обязанности при возникновении опасности для жизни или здоровья.

5. Получать всю необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.

ІV. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность за:

1. Нарушение требований руководящих документов, принятых в организации.

2. Проведение несанкционированного руководством представления интересов учреждения.

3. Результаты принимаемых решений, собственных действий.

4. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

5. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

6. Неправомерное обращение с личной информацией, разглашение коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.

7. Нарушение норм делового общения и этикета.

9. Предоставление заведомо недостоверной информации.